Privacybeleid ChatWPD

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking zoals beschreven in dit Privacybeleid is:

Waypoint Digital Labs B.V.

Handelend onder de naam: ChatWPD

Winschoterdiep 50

9723 AB Groningen

Nederland

Hierna: “ChatWPD”, “Waypoint Digital Labs”, “wij”, “ons” of “onze”.

2. Op wie is dit Privacybeleid van toepassing?

Dit Privacybeleid kan van toepassing zijn op persoonsgegevens van:

• bezoekers van chatwpd.com;
• geregistreerde gebruikers;
• gebruikers van onze AI-functionaliteiten;
• klanten met een betaald abonnement;
• personen die contact met ons opnemen;
• zakelijke contactpersonen;
• personen van wie persoonsgegevens door een gebruiker in de Diensten worden ingevoerd, voor zover wij daarvoor verwerkingsverantwoordelijke zijn.
• In bepaalde zakelijke situaties kunnen wij persoonsgegevens uitsluitend namens een klant verwerken. In dat geval kan die klant verwerkingsverantwoordelijke zijn en Waypoint Digital Labs B.V. verwerker.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van de wijze waarop je onze Diensten gebruikt, kunnen wij verschillende categorieën persoonsgegevens verwerken.

• Accountgegevens, zoals naam, gebruikersnaam, contactgegevens die je via je account verstrekt, wachtwoord in beveiligde of gehashte vorm, profielfoto, taalvoorkeur, land of regio, accountinstellingen, account-ID, aanmaakdatum en abonnementsstatus.
• Gebruikerscontent, zoals prompts, chatberichten, documenten, tekst, afbeeldingen, bestanden, feedback, instructies, andere uploads en persoonsgegevens die onderdeel zijn van deze content. Wij adviseren gebruikers geen gevoelige of onnodige persoonsgegevens in prompts of uploads op te nemen.
• AI-output: gegenereerde antwoorden en andere Output kunnen worden opgeslagen of verwerkt om chatgeschiedenis beschikbaar te maken, technische problemen te onderzoeken, misbruik te voorkomen en, afhankelijk van toepasselijke instellingen en rechtsgrondslag, onze Diensten te verbeteren.
• Betaal- en transactiegegevens, zoals gekozen abonnement, bedrag, valuta, transactiedatum, betaalstatus, factuurgegevens, fiscale informatie voor zover noodzakelijk en betaalreferenties. Volledige betaalkaartgegevens kunnen rechtstreeks door een externe betaaldienstverlener worden verwerkt.
• Technische gegevens, zoals IP-adres, browser(type en -versie), besturingssysteem, apparaatcategorie, taalinstellingen, tijdzone, verzoekmomenten, technische fout- en netwerkgegevens, sessie-ID’s en beveiligingslogs.
• Gebruiksgegevens, zoals bezochte pagina’s, gebruikte functies, sessieduur, aantal verzoeken, interacties met AI-functies, gebruikslimieten, foutmeldingen, prestaties, voorkeuren en instellingen.
• Communicatiegegevens, zoals naam, contactgegevens, de inhoud van je bericht, bijlagen, supporthistorie en informatie die nodig is om je vraag, verzoek of klacht te behandelen.
• Een globale locatie, zoals land, regio of stad, die uit technische gegevens zoals je IP-adres kan worden afgeleid. Wij verzamelen geen exacte GPS-locatie tenzij een specifieke functie dit vereist en daarvoor een passende wettelijke grondslag bestaat.
• Cookies en vergelijkbare technologieën voor authenticatie, beveiliging, voorkeuren, sessiebeheer, analyse, prestaties, personalisatie en marketing, wanneer daarvoor toestemming of een andere geldige grondslag bestaat. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij waar vereist vooraf toestemming.

4. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen:

• rechtstreeks van jou;
• automatisch via het gebruik van onze Diensten;
• via betaalproviders;
• via authenticatieproviders wanneer je met een extern account inlogt;
• via zakelijke klanten;
• via gekoppelde diensten die je zelf activeert;
• via beveiligings- en fraudepreventiediensten;
• uit andere rechtmatige bronnen.

5. Waarom gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken gegevens om accounts aan te maken, gebruikers te authenticeren, prompts te verwerken, AI-antwoorden te genereren, bestanden te verwerken, gesprekken beschikbaar te maken, abonnementen te beheren, betalingen te verwerken en klantenservice te bieden. Rechtsgrondslag: uitvoering van de overeenkomst en, waar relevant, gerechtvaardigd belang.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om fraude te detecteren, misbruik te voorkomen, aanvallen te detecteren, accounts te beschermen, spam tegen te gaan, technische beveiligingsproblemen te onderzoeken en overtredingen van onze voorwaarden te onderzoeken. Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, wettelijke verplichting.

Wij kunnen gegevens analyseren om fouten op te lossen, prestaties te verbeteren, functies te ontwikkelen, gebruik te begrijpen en kwaliteit en veiligheid van AI-systemen te evalueren. Rechtsgrondslag: afhankelijk van de concrete verwerking gerechtvaardigd belang, toestemming of een andere toepasselijke rechtsgrond.

Chats kunnen worden bekeken en gebruikt om onze AI-modellen te verbeteren. Afhankelijk van de configuratie van onze Diensten kunnen gesprekken of andere gebruikerscontent worden gebruikt om onze eigen systemen of AI-functionaliteiten te evalueren en verbeteren. Indien wij gebruikerscontent voor modeltraining gebruiken, informeren wij gebruikers duidelijk over de toepasselijke verwerking, rechtsgrondslag en beschikbare keuzes.

Wanneer content wordt doorgestuurd naar externe AI-aanbieders, kan de wijze waarop die aanbieder de content verwerkt afhankelijk zijn van de contractuele en technische configuratie die Waypoint Digital Labs B.V. met die aanbieder heeft. ChatWPD zal geen gebruik voor AI-training claimen of uitsluiten wanneer dit technisch of contractueel niet correct is.

Wij verwerken persoonsgegevens voor serviceberichten, vragen, beveiligingsmeldingen, belangrijke wijzigingen en informatie over abonnementen op basis van uitvoering overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang. Met een geldige wettelijke grondslag kunnen wij informatie sturen over producten, aanbiedingen of nieuwe functies; wanneer toestemming vereist is, gebeurt dit pas na toestemming en kun je je altijd afmelden.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor fiscale verplichtingen, administratie, rechtsgeldige verzoeken van bevoegde instanties, wettelijke bewaarplichten en de bescherming van onze rechten. Rechtsgrondslag: wettelijke verplichting en/of gerechtvaardigd belang.

6. Rechtsgrondslagen

Onder de AVG kunnen wij persoonsgegevens onder meer verwerken op basis van uitvoering van een overeenkomst, wanneer verwerking noodzakelijk is om onze overeenkomst uit te voeren of stappen te nemen vóór het sluiten daarvan.

Wij kunnen ook steunen op een gerechtvaardigd belang wanneer dat noodzakelijk is voor een bedrijfs- of veiligheidsbelang en jouw belangen, rechten en vrijheden niet zwaarder wegen; op toestemming wanneer wij daar specifiek om vragen; op een wettelijke verplichting; of in bijzondere situaties op een andere wettelijke grondslag. Toestemming kun je in beginsel op ieder moment voor de toekomst intrekken.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet als handelswaar. Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die noodzakelijk zijn om onze Diensten te leveren.

• Hosting- en infrastructuurproviders, waaronder externe cloud-, database-, opslag-, beveiligings- en hostingproviders.
• AI-providers: wanneer ChatWPD externe AI-modellen of API’s gebruikt, kan Input naar dergelijke leveranciers worden verzonden om een antwoord te genereren of andere gevraagde AI-functionaliteiten uit te voeren. Welke leveranciers persoonsgegevens ontvangen, hangt af van de technische inrichting van ChatWPD.
• Betaaldienstverleners voor betalingen, fraudepreventie, terugbetalingen en wettelijke compliance.
• Analyticsproviders, uitsluitend overeenkomstig toepasselijke privacy- en cookieregels voor niet-noodzakelijke analytics.
• Communicatie- en supportproviders voor transactionele communicatie, klantenservice en technische ondersteuning.
• Professionele adviseurs, zoals accountants, advocaten, belastingadviseurs, auditors en beveiligingsspecialisten, indien noodzakelijk.
• Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is of een rechtsgeldig verzoek daartoe bestaat.
• Betrokken partijen bij een fusie, overname, investering, herstructurering of verkoop van bedrijfsactiviteiten, met inachtneming van toepasselijke privacywetgeving.

8. Verwerkers

Wanneer externe partijen persoonsgegevens uitsluitend namens ons verwerken, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst. Wij verlangen dat dergelijke partijen passende beveiligings- en vertrouwelijkheidsmaatregelen toepassen.

9. Internationale doorgifte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer persoonsgegevens naar een land buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij voor een toepasselijk doorgiftemechanisme wanneer de AVG dit vereist.

Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, Standard Contractual Clauses (“SCC’s”), aanvullende technische en organisatorische maatregelen of een andere wettelijk toegestane doorgiftegrondslag. Gebruikers kunnen via de beschikbare contactmogelijkheden nadere informatie vragen over relevante doorgiftewaarborgen.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

Bij het bepalen van bewaartermijnen houden wij onder meer rekening met de duur van het account, de aard van de gegevens, het doel van verwerking, beveiligingsvereisten, fiscale bewaarplichten, lopende geschillen, fraudepreventie en wettelijke verplichtingen. Waar mogelijk worden voor specifieke categorieën gegevens nadere bewaartermijnen in onze Diensten of interne privacydocumentatie vastgesteld.

11. Verwijderen van chats

Wanneer onze Dienst een verwijderfunctie aanbiedt, kun je gesprekken verwijderen. Verwijderde gegevens kunnen gedurende een beperkte periode in backups blijven bestaan voordat deze automatisch worden overschreven of verwijderd.

Bepaalde informatie kan langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen, beveiliging, fraudepreventie, geschillen of handhaving van onze rechten.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, vernietiging, wijziging en ongeoorloofde openbaarmaking.

Maatregelen kunnen onder meer bestaan uit versleutelde verbindingen, toegangscontrole, authenticatie, logging, monitoring, beveiligde infrastructuur, back-ups, toegangsbeperkingen voor medewerkers en beveiligingscontroles. Geen enkel computersysteem kan absolute veiligheid garanderen.

13. Datalekken

Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordelen wij het risico voor betrokken personen. Waar de AVG dit vereist, melden wij een datalek aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en/of informeren wij betrokken personen.

14. Jouw privacyrechten

Wanneer de AVG van toepassing is, kun je afhankelijk van de omstandigheden verschillende rechten hebben: recht op inzage in persoonsgegevens die wij verwerken; recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens; recht op verwijdering in bepaalde situaties; recht op beperking van verwerking; en recht op overdraagbaarheid in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat of, waar technisch mogelijk, overdracht.

Je kunt in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang en altijd bezwaar maken tegen verwerking voor directmarketingdoeleinden. Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming voor toekomstige verwerking intrekken; dat tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

ChatWPD kan AI en geautomatiseerde systemen gebruiken om de Diensten te leveren en bijvoorbeeld misbruik of fraude te detecteren. Wanneer wij uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming toepassen die rechtsgevolgen heeft of jou anderszins in aanmerkelijke mate treft en artikel 22 AVG van toepassing is, zullen wij voldoen aan de daarbij behorende wettelijke verplichtingen en waarborgen.

16. Een privacyverzoek indienen

Privacyverzoeken kunnen worden ingediend via de daarvoor beschikbare contact- of accountfunctionaliteiten op chatwpd.com of schriftelijk via:

Waypoint Digital Labs B.V. · t.a.v. Privacy / ChatWPD · Winschoterdiep 50 · 9723 AB Groningen · Nederland

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om je identiteit te controleren. Wij behandelen verzoeken binnen de wettelijke termijn.

17. Klacht bij de toezichthouder

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit. Omdat Waypoint Digital Labs B.V. in Nederland is gevestigd, kan dit onder meer de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens zijn.

Je mag ook contact opnemen met een andere bevoegde Europese toezichthouder wanneer de AVG daarvoor ruimte biedt. Wij stellen het op prijs wanneer je ons eerst de gelegenheid geeft een privacyprobleem rechtstreeks op te lossen, maar dit is geen voorwaarde voor het uitoefenen van je wettelijke rechten.

18. Kinderen

Onze Diensten zijn niet bedoeld voor kinderen onder de minimumleeftijd die in onze Algemene Voorwaarden is vermeld. Wanneer voor verwerking van persoonsgegevens van een minderjarige ouderlijke toestemming vereist is, zullen wij passende maatregelen nemen om aan de toepasselijke regels te voldoen.

Wanneer je denkt dat wij zonder geldige grondslag persoonsgegevens van een kind verwerken, kun je gebruikmaken van de beschikbare contactmogelijkheden op chatwpd.com of ons schriftelijk benaderen.

19. Bijzondere persoonsgegevens

Wij vragen gebruikers in beginsel geen bijzondere categorieën persoonsgegevens in AI-prompts te verstrekken tenzij dit noodzakelijk is voor een specifieke aangeboden functie en daarvoor passende waarborgen bestaan.

Denk onder meer aan informatie over gezondheid, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, politieke opvattingen, biometrische identificatie of seksuele gerichtheid. Wanneer je dergelijke informatie vrijwillig invoert, blijft toepasselijke privacywetgeving van toepassing.

20. Persoonsgegevens van anderen in prompts

Voer persoonsgegevens van andere personen alleen in wanneer je daarvoor een geldige reden en, waar noodzakelijk, een wettelijke grondslag of toestemming hebt. Gebruik waar mogelijk geanonimiseerde of gepseudonimiseerde informatie.

21. Zakelijke gebruikers

Wanneer een organisatie onze Diensten gebruikt en via ChatWPD persoonsgegevens van werknemers, klanten of andere personen verwerkt, kan die organisatie zelf verantwoordelijk zijn voor het naleven van privacywetgeving. Afhankelijk van de rolverdeling kunnen aanvullende zakelijke voorwaarden en/of een verwerkersovereenkomst noodzakelijk zijn.

22. Cookies

Wij kunnen noodzakelijke cookies gebruiken zonder afzonderlijke toestemming wanneer dit wettelijk is toegestaan. Voor andere categorieën, bijvoorbeeld analytics-, personalisatie- of advertentiecookies, vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Gebruikers moeten hun voorkeuren via onze cookie-instellingen kunnen beheren wanneer een toestemmingsmechanisme vereist is. Een afzonderlijk Cookiebeleid kan aanvullende informatie geven over cookienaam, aanbieder, doel, categorie, bewaartermijn en eventuele derde partij.

23. Privacyvoorkeuren en vergelijkbare signalen

Wij behandelen browser- en privacyvoorkeurssignalen overeenkomstig toepasselijke wetgeving en onze technische mogelijkheden. Wanneer wij wettelijk verplicht zijn een specifiek opt-out- of toestemmingssignaal te respecteren, zullen wij passende maatregelen nemen.

24. Links naar derden

Onze Diensten kunnen links bevatten naar websites of diensten van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van onafhankelijke derden. Lees het privacybeleid van de betreffende dienst voordat je persoonsgegevens verstrekt.

25. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid wijzigen wanneer onze Diensten of gegevensverwerking veranderen, wij nieuwe leveranciers gebruiken, wetgeving verandert of aanvullende transparantie noodzakelijk is.

De actuele versie wordt gepubliceerd op chatwpd.com. Bovenaan vermelden wij de datum waarop het beleid voor het laatst is bijgewerkt. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij aanvullende kennisgeving geven wanneer dit wettelijk vereist is.

26. Contact met Waypoint Digital Labs B.V.

Voor privacyvragen, verzoeken of klachten kan gebruik worden gemaakt van de beschikbare contactmogelijkheden via chatwpd.com of schriftelijke correspondentie via:

Waypoint Digital Labs B.V. · t.a.v. Privacy / ChatWPD · Winschoterdiep 50 · 9723 AB Groningen · Nederland

27. Functionaris voor gegevensbescherming

Indien Waypoint Digital Labs B.V. wettelijk verplicht is een Functionaris voor Gegevensbescherming (“FG” of “DPO”) aan te stellen, zullen passende contactgegevens via chatwpd.com beschikbaar worden gesteld.

Wanneer geen wettelijke verplichting bestaat om een FG aan te stellen, kan Waypoint Digital Labs B.V. een andere privacycontactpersoon of privacyfunctie aanwijzen.

28. Transparantie over AI-leveranciers

Omdat ChatWPD AI-functionaliteiten aanbiedt, vinden wij transparantie over de gegevensketen belangrijk. ChatWPD kan verschillende externe AI-, cloud- en infrastructuurleveranciers gebruiken.

Waar relevant informeren wij gebruikers over welke categorieën gegevens worden doorgestuurd, waarom verwerking noodzakelijk is, of gegevens buiten de EER worden verwerkt, welke contractuele waarborgen gelden, of gegevens door een leverancier voor eigen modeltraining mogen worden gebruikt en welke instellingen of keuzes gebruikers hebben.

29. Privacy by design

Bij de ontwikkeling van nieuwe functies streven wij ernaar gegevensbescherming vanaf het ontwerp mee te nemen.

Daarbij beoordelen wij waar passend welke persoonsgegevens werkelijk noodzakelijk zijn, hoe lang gegevens moeten worden bewaard, wie toegang nodig heeft, of gegevens kunnen worden gepseudonimiseerd, welke beveiligingsmaatregelen passend zijn en of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling noodzakelijk is.

30. Slotbepaling

Dit Privacybeleid moet worden gelezen in samenhang met onze Algemene Voorwaarden en, indien van toepassing, ons Cookiebeleid en aanvullende voorwaarden voor specifieke Diensten.

Voor zover bepalingen in dit beleid afwijken van dwingendrechtelijke privacywetgeving, heeft de toepasselijke wettelijke regeling voorrang.

Waypoint Digital Labs B.V. · ChatWPD · Winschoterdiep 50 · 9723 AB Groningen · Nederland